Guida all’acquisto di un distruggidocumenti

L’importanza di distruggere adeguatamente i documenti

Utili in ambiente domestico, indispensabili sul luogo di lavoro: i distruggidocumenti sono accessori che non solo assicurano l’ordine ma assolvono ai precisi doveri di riservatezza imposti a enti, aziende e professionisti dal d.lgs. n. 196/2003 (cd. Codice della privacy). Sia quando l’interessato ne richiede la cancellazione sia quando sono comunque cessate le esigenze di conservazione, infatti, il titolare e il responsabile del trattamento dei dati personali devono provvedere alla distruzione dei supporti cartacei o informatici su cui tali dati sono memorizzati per evitare le relative sanzioni.
Al di là della normativa vigente in tema di privacy, il corretto smaltimento dei documenti riservati e confidenziali (soprattutto a contenuto commerciale, contabile e fiscale) assicura la sicurezza delle informazioni ivi contenute e ne previene l’indebita sottrazione anche da parte di imprese concorrenti e malintenzionati. In questo modo, è possibile arginare il fenomeno del cd. bin raiding, ossia il comportamento di chi rovista tra i rifiuti altrui al fine di reperire notizie per utilizzarle a scopi più o meno illeciti (tra questi, furto d’identità e accaparramento della clientela). Da ultimo, la distruzione dei documenti obsoleti o non più necessari permette di ottimizzare gli archivi lasciando spazio a nuovi file.

A ciascuno il suo: come orientarsi nella scelta

Come abbiamo visto, l’uso di un distruggidocumenti ha innegabili vantaggi dal punto di vista pratico e non solo. Per la scelta dell’apparecchio più idoneo, prima di tutto, è necessario rispondere alle seguenti domande: quale grado di sicurezza si vuole ottenere, con quanta frequenza verrà utilizzato e dove verrà collocato.
I diversi modelli, infatti, presentano caratteristiche differenti in base alle specifiche necessità dell’utilizzatore. Ad esempio, vi sono tipi di distruggidocumenti che riducono i documenti in frammenti o in strisce. Il grado di sicurezza è dato dalla dimensione dei pezzetti trinciati e si misura in DIN in una scala da 1 a 7, ove quanto più alto è il valore tanto più è elevata la sicurezza.
Se l’apparecchio è utilizzato da più persone all’interno dello stesso ufficio oppure se deve essere impiegato massivamente, è opportuno ripiegare su distruggidocumenti automatici e capienti per grandi volumi, possibilmente dotati di sacchetti riciclabili che possono essere conferiti senza prima essere svuotati. Poiché l’intensità dell’uso incide anche sull’usura, è bene provvedere ad una corretta manutenzione con fogli lubrificati o olio lubrificante almeno una volta al mese.
Per piccole aziende e singoli professionisti, sono preferibili apparecchi ad uso ufficio compatti, che combinano minimo ingombro e massimo risultato.

I modelli di distruggi documenti più usati

Ormai non solo utili ma anche obbligatori per aziende e professionisti: oltre ai tradizionali tritacarte, su LoveOffice puoi trovare anche modelli in grado di distruggere cd, carte di credito e smart card.

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